ГИП без МЧД не пройдёт экспертизу, а ПТО с широкими полномочиями подпишет лишнее

В моей практике строительные компании годами жили с бумажными доверенностями и электронными подписями, оформленными «на сотрудника». С 1 сентября 2024 года удостоверяющие центры перестали выдавать КЭП на рядовых специалистов, и отрасль начала перестраиваться. Но по-настоящему массовым переход на МЧД стал 1 марта 2026 года, когда Главгосэкспертиза и другие площадки изменили требования к приёму документов.

Что такое машиночитаемая доверенность и зачем она нужна в строительстве

МЧД — это электронная доверенность в формате XML, подписанная усиленной квалифицированной электронной подписью. Она подтверждает полномочия сотрудника действовать от имени организации. В отличие от бумажной доверенности, МЧД проверяется информационной системой автоматически до подписания документа. Это исключает ситуации, когда сотрудник формально имеет право подписи, но фактически вышел за рамки своей роли.

В строительстве МЧД стала обязательной для всех организаций, которые отправляют электронные документы за подписью уполномоченного представителя. Это требование закреплено в Федеральном законе № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и разъяснено в письме Минстроя России от 23.06.2025 № 17465-ОГ/14.

Какие требования к МЧД вступили в силу с 1 марта 2026 года

С 1 марта 2026 года Главгосэкспертиза изменила правила приёма проектной документации. Теперь все согласующие перед отправкой на экспертизу должны подписывать заявку квалифицированной электронной подписью. В отдельных случаях требуется и машиночитаемая доверенность (согласно данным Контур).

МЧД понадобится главным инженерам проекта, если они подписывают документацию последними вместо руководителя компании. Для работы с Главгосэкспертизой нужна доверенность формата 003. Она должна содержать срок действия, возможность передоверия, информацию о доверителе и представителе. Полномочия пока можно указывать в свободной форме.

При этом для подписания самой проектной документации МЧД не требуется. УКЭП нужна ГИПу или ГАПу, а также исполнителям, указанным в документации. Схема, при которой подписывал только ГИП, больше не работает.

Кому нужна МЧД в строительной организации

В моей практике чаще всего МЧД требуется трём категориям сотрудников. Первая — главный инженер проекта, если он не является руководителем организации и сам отправляет документы на экспертизу. Вторая — сотрудники, работающие с ФГИС ЦС: производители, поставщики и импортёры стройматериалов должны отчитываться по ценам через этот портал, и для отправки отчётов им нужна МЧД (согласно данным Контур). Третья — подписанты первичной документации: актов КС-2, КС-3, счетов и писем контрагентам.

В строительных компаниях часто возникает соблазн выдать одну широкую доверенность «на подписание хозяйственных документов». Это ошибка. Система не отличит акт выполненных работ от письма о признании долга, если различие не заложено в полномочиях. В результате ПТО, которому доверили подписывать первичку, может отправить контрагенту документ, который юристы обычно правят.

Какие форматы МЧД применяются для разных информационных систем

Единого формата для всех случаев нет. Формат зависит от информационной системы, в которую направляются документы. Для Главгосэкспертизы используется формат 003. Для ФГИС ЦС применяются свои требования. Для участия в закупках по 44-ФЗ и 223-ФЗ действуют форматы, утверждённые для ЕИС.

В моей практике строительные компании часто сталкиваются с ситуацией, когда одна и та же организация работает в нескольких системах, и для каждой нужна своя МЧД. Это создаёт путаницу, если не вести реестр выданных доверенностей. Рекомендую завести таблицу, где будет указано, какой сотрудник, в какой системе и с какими полномочиями действует.

Что будет, если отправить документы без МЧД

Ответ простой: документы не примут. С 9 января 2025 года в ГИС ЕГРЗ включён контроль наличия МЧД лица, утвердившего заключение экспертизы. Если доверенности нет, заключение не передадут. При отсутствии МЧД в комплекте документов для оказания услуг экспертная организация откажет в принятии их на экспертизу.

В моей практике были случаи, когда компания отправляла документы в пятницу вечером, а в понедельник получала отказ из-за отсутствия МЧД. Это сдвигало сроки сдачи проекта на недели. Поэтому проверку наличия и корректности доверенностей лучше включить в чек-лист перед каждой отправкой.

Как настроить МЧД под роли ГИП, ПТО и других подписантов

Главный принцип — оформлять доверенность не «по должности», а по конкретным пакетам документов и лимитам. Полномочия должны быть описаны так, чтобы система могла их проверить до подписания. В строительстве это особенно важно, потому что подпись часто ставится «на бегу»: акт нужно закрыть сегодня, письмо — сейчас.

Рекомендую следующий подход. Для ГИПа — полномочия на подписание проектной документации и заявок на экспертизу. Для ПТО — только первичные учётные документы: КС-2, КС-3, акты скрытых работ. Без права подписывать договоры, дополнительные соглашения и претензии. Для бухгалтера — счета, акты сверки, налоговую отчётность. Для директора — всё остальное.

Дополнительно стоит ограничить доступ к проектным папкам в системе электронного документооборота. Даже если МЧД сужает полномочия, сотрудник может видеть лишние файлы и отправить не тот документ не тому адресату. Разграничение прав в СЭД по уровням «не видно», «только чтение», «чтение и запись» помогает закрыть эту лазейку.

Какие ошибки чаще всего допускают при оформлении МЧД

Первая ошибка — слишком широкие полномочия. Формулировка «подписывать документы по хозяйственной деятельности» не даёт системе понять, что именно можно подписывать. Это приводит к тому, что сотрудник ставит подпись под документом, который не должен был подписывать.

Вторая ошибка — выдача МЧД «навсегда». В строительстве часто меняются проекты, участки и контрагенты. Доверенность, выданная год назад, может давать полномочия, которые уже не соответствуют оргструктуре. Рекомендую устанавливать срок действия МЧД не более года и пересматривать полномочия при смене ролей.

Третья ошибка — отсутствие владельца роли. Если в компании нет человека, который отвечает за выдачу и отзыв МЧД, доверенности накапливаются и перестают соответствовать реальности. Назначьте ответственного — например, руководителя юридического департамента или ИТ-директора.

Как перейти на МЧД без остановки документооборота

Переход не требует единовременной остановки работы. В моей практике компании действовали поэтапно. Сначала определяли, какие сотрудники подписывают документы и в каких системах. Затем выпускали МЧД для критичных ролей: ГИП, ПТО, бухгалтер. После этого настраивали разграничение прав в СЭД. И только потом отключали старые схемы подписания.

Если вы ещё не перешли на МЧД, начните с аудита подписантов. Проверьте, у кого есть КЭП, какие документы они подписывают и в каких системах. Это займёт несколько дней, но сэкономит недели, когда документы начнут отклонять из-за отсутствия доверенности.