Один договор ДМС на группу компаний и учет расходов

Группа компаний часто оформляет один договор ДМС на всех сотрудников холдинга. Это удобно с точки зрения администрирования, но создает вопросы: кто из участников группы вправе учесть расходы и как распределяется лимит 6% от фонда оплаты труда.

Кто является страхователем по единому договору ДМС

Страхователем по договору ДМС выступает юридическое лицо, которое заключило договор со страховой компанией и уплачивает страховую премию. Если договор оформлен на управляющую компанию холдинга, именно она становится страхователем. В договоре должны быть поименно перечислены все застрахованные работники с указанием, к какой организации группы они относятся. Без этого распределение расходов между участниками группы становится затруднительным.

Как распределяются расходы между компаниями группы

Если страхователем выступает управляющая компания, она несет расходы по договору. Участники группы, чьи сотрудники застрахованы, могут компенсировать управляющей компании приходящуюся на них часть премии. Порядок компенсации закрепляется в договоре между компаниями группы. В этом случае расходы на ДМС признаются у той организации, которая фактически их понесла. Если управляющая компания не выставляет компенсацию, учесть расходы могут только она сама, но не другие участники группы. Практика показывает, что без документального подтверждения распределения затрат налоговые органы могут снять расходы у компаний, которые фактически не платили страховую премию.

Как считается лимит 6% от фонда оплаты труда

Взносы по договорам ДМС включаются в состав расходов на оплату труда в размере, не превышающем 6% от суммы расходов на оплату труда (п. 16 ст. 255 НК РФ). Лимит рассчитывается отдельно для каждой организации, которая учитывает расходы. Если управляющая компания несет расходы за всех сотрудников группы, лимит считается от ее собственного фонда оплаты труда, а не от совокупного ФОТ холдинга. Это означает, что при большой численности застрахованных сотрудников в дочерних компаниях, но небольшом ФОТ управляющей компании, лимит может быть быстро исчерпан. В такой ситуации часть расходов останется неучтенной.

Какие документы подтверждают распределение расходов

Для подтверждения расходов потребуются договор ДМС с перечнем застрахованных и указанием их принадлежности к конкретным компаниям группы, документы об оплате страховой премии, договоры между участниками группы о компенсации затрат, акты и расчеты распределения. Если управляющая компания выставляет дочерним компаниям компенсацию, это оформляется счетами или актами. Без этих документов невозможно доказать, что расходы понесены именно той организацией, которая их учитывает.

Какие риски возникают при едином договоре ДМС

Основной риск — отказ в признании расходов у компаний, которые не являются страхователями и не компенсировали затраты документально. Второй риск — превышение лимита 6% у страхователя, если он учитывает расходы за всех сотрудников группы. Третий риск — претензии налоговых органов, если распределение расходов между участниками группы не подтверждено. Во избежание споров стоит либо оформлять отдельные договоры на каждую компанию группы, либо закрепить порядок компенсации и распределения лимита в внутренних документах холдинга.

Как FINLEO помогает выстроить страхование для группы компаний

Оформление ДМС через FINLEO Страхование позволяет собрать данные о численности сотрудников, программах и структуре группы в единой заявке, сравнить условия разных страховщиков и выбрать формат договора. Вы оставляете одну заявку, и она уходит к страховщикам-партнерам. Это помогает увидеть, какие варианты доступны для холдинга, и выбрать схему, при которой расходы учитываются без рисков.

Подобрать программу ДМС для группы компаний можно по ссылке: страхование персонала на FINLEO.