Годовой ДМС с оплатой по кварталам: когда признавать расходы

Договор добровольного медицинского страхования чаще всего заключается на год, но оплачивается не разово, а несколькими платежами — ежеквартально, раз в полугодие или ежемесячно. От того, как эти платежи отражаются в налоговом учёте, зависит налоговая база по налогу на прибыль и итоговая сумма налога. Ошибка в признании расходов приводит к доначислениям, штрафам и пеням.

Правила учёта установлены пунктом 6 статьи 272 Налогового кодекса РФ. Этот пункт регулирует признание расходов по обязательному и добровольному страхованию, включая ДМС, при методе начисления.

Что говорит закон о разовых и рассроченных платежах

Пункт 6 статьи 272 НК РФ устанавливает два разных подхода. Первый применяется, если страховой взнос уплачивается разовым платежом. В этом случае по договорам, заключённым на срок более одного отчётного периода, расходы признаются равномерно в течение срока действия договора пропорционально количеству календарных дней действия договора в отчётном периоде.

Второй подход применяется, если договор предусматривает уплату страховой премии в рассрочку. Тогда расходы по каждому платежу признаются равномерно в течение срока, соответствующего периоду уплаты взносов — году, полугодию, кварталу или месяцу. Расчёт также ведётся пропорционально количеству календарных дней действия договора в отчётном периоде (согласно п. 6 ст. 272 НК РФ).

Для годового договора с поквартальной оплатой применяется именно второй подход.

Как это работает на практике

Компания заключила годовой договор ДМС и платит страховую премию четырьмя равными платежами — по одному в квартал. Каждый платёж относится к своему кварталу. Соответственно, каждый платёж признаётся в расходах равномерно в течение этого квартала — по одной трети в месяц, с учётом календарных дней.

Если платёж перечислен в январе, он распределяется на январь, февраль и март. Если в апреле — на апрель, май и июнь. И так далее до конца года.

Важное условие: расходы признаются только после фактической уплаты. Если платёж за квартал ещё не перечислен, признать его в расходах нельзя, даже если услуги уже оказываются.

Что делать, если в договоре не указан период оплаты

Встречается ситуация, когда договор предусматривает рассрочку, но не конкретизирует, к какому периоду относится каждый платёж. В этом случае Минфин рекомендует определять предельный размер расходов исходя из общей суммы страхового взноса и количества календарных дней, в течение которых действует договор (согласно письма Минфина России от 12 марта 2009 г. № 03-03-06/2/37).

Это означает, что компания рассчитывает, какая часть общей суммы приходится на конкретный отчётный период, пропорционально количеству календарных дней действия договора в этом периоде. Такой подход аналогичен учёту договоров с разовым платежом. Главное — не забывать, что в расходы включаются только фактически оплаченные суммы.

Как рассчитать сумму для каждого отчётного периода

Расчёт строится на пропорции. Сначала определяется, какая часть страховой премии приходится на один день действия договора. Для этого сумма платежа делится на количество дней в периоде, за который он уплачен. Затем полученная сумма умножается на количество дней, в течение которых договор действовал в конкретном отчётном периоде.

Если договор начал действовать не с начала квартала, часть платежа за этот квартал будет меньше. Например, если договор вступил в силу 15 января, то в январском платеже учитывается только часть месяца. Это особенно важно при расчёте первого и последнего платежей.

При расчёте норматива 6% от фонда оплаты труда также учитывается пропорционально количество дней действия договора в первом и последнем месяцах (согласно п. 16 ст. 255 НК РФ).

Какие условия нужно соблюсти для учёта расходов

Прежде чем признавать расходы, стоит убедиться, что договор соответствует требованиям закона. Первое — договор заключён на срок не менее одного года. Второе — страховая компания имеет действующую лицензию на соответствующий вид страхования. Третье — расходы нормируются: они не должны превышать 6% от суммы расходов на оплату труда всех сотрудников организации (согласно п. 16 ст. 255 НК РФ).

Если договор заключён на срок менее года, расходы по нему не уменьшают налоговую базу. Это правило действует независимо от того, сколько компания заплатила и как долго сотрудники пользовались полисами.

Страховые взносы и НДФЛ

Страховые премии по договорам ДМС не облагаются страховыми взносами, если договор заключён на срок не менее одного года. Это правило действует для взносов на обязательное пенсионное, медицинское, социальное страхование, а также взносов «на травматизм» (согласно подп. 5 п. 1 ст. 422 НК РФ).

Суммы страховых премий, уплаченные организацией за сотрудников, не подлежат обложению НДФЛ. Это связано с тем, что ДМС относится к добровольному личному страхованию.

Однако если срок договора менее года, страховые премии не освобождаются от обложения страховыми взносами, а расходы нельзя учесть при расчёте налога на прибыль.

Типичные ошибки при учёте

Первая ошибка — списание всей суммы договора в момент подписания или в момент первого платежа. Это завышает расходы текущего периода и занижает налоговую базу. Вторая — учёт платежа только в том квартале, в котором он был перечислен, без распределения по месяцам. Третья — игнорирование норматива 6% от фонда оплаты труда. Если сумма расходов на ДМС превышает этот лимит, превышение не уменьшает налоговую базу. Четвёртая — отсутствие распределения платежа, если в договоре не указан период, к которому он относится. Пятая — учёт расходов при договоре сроком менее года.

Что сделать, чтобы избежать ошибок

Первое — проверить, соответствует ли договор требованиям по сроку и лицензии страховщика. Второе — убедиться, что в договоре указано, к какому периоду относится каждый платёж. Если нет — рассчитать распределение самостоятельно. Третье — вести учёт платежей по каждому кварталу и распределять их по месяцам пропорционально календарным дням. Четвёртое — контролировать норматив 6% от фонда оплаты труда нарастающим итогом с начала года. Пятое — закрепить порядок учёта в учётной политике, чтобы у бухгалтерии не возникало вопросов.

Годовой ДМС с поквартальной оплатой — это удобный инструмент, который позволяет компании распределить нагрузку на бюджет. Но для корректного налогового учёта важно соблюдать порядок признания расходов: каждый платёж распределяется на период, за который он перечислен, пропорционально календарным дням действия договора в отчётном периоде, а общая сумма не превышает установленный норматив.

Если вашей компании нужно подобрать программу ДМС для сотрудников, на FINLEO можно посмотреть предложения разных страховых компаний и оставить заявку.