Избыточные персональные данные в переписке требуют немедленного уничтожения и письменного подтверждения от клиента

Клиент отправляет на почту скан паспорта, копию свидетельства о рождении детей и номер СНИЛС только для того, чтобы ему выставили счёт на оплату одной услуги. Данные приходят по открытому каналу, остаются в почтовом ящике менеджера и автоматически попадают в резервные копии. Для компании это оборачивается нарушением принципа минимизации данных и создаёт реальную угрозу штрафов. Разбираем пошаговый порядок действий в такой ситуации.

Почему хранение лишних персональных данных опасно для бизнеса?

Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» устанавливает принцип соответствия объёма обрабатываемых данных заявленным целям. Если для выставления счёта достаточно названия компании и ИНН, то паспортные данные и СНИЛС сотрудника или самого клиента — это избыточная информация. Хранение излишков увеличивает риск утечки. В случае инцидента компания будет отвечать за то, что собирала данные, которые ей не были нужны. В моей практике встречались случаи, когда рядовой менеджер годами копил в почте архивы с паспортами клиентов ради удобства, а при проверке Роскомнадзора это классифицировалось как незаконная обработка.

Можно ли просто удалить письмо с лишними данными?

Удаление письма из папки «Входящие» не решает проблему. Копии остаются в папке «Удалённые», в локальном кэше почтового клиента, на серверах провайдера и в системах резервного копирования компании. Чтобы юридически зафиксировать факт прекращения обработки, необходимо уничтожить данные во всех местах их хранения. Для этого составляется внутренний акт об уничтожении персональных данных, в котором указывается перечень удалённых сведений, причина (избыточность) и метод уничтожения.

Как правильно уведомить клиента о том, что его данные избыточны?

Клиенту нужно направить ответное письмо с указанием на то, что для оформления заказа от него требовался только ограниченный перечень сведений. В письме стоит вежливо попросить клиента впредь не направлять копии документов, содержащих избыточные персональные данные. Если клиент сам прислал данные, он, вероятно, не осознаёт рисков. Уведомление выполняет две задачи: оно информирует человека и создаёт письменное доказательство того, что компания не запрашивала эти сведения и предупредила о недопустимости их передачи.

Как составить акт об уничтожении персональных данных?

Документ оформляется в свободной форме, но должен содержать обязательные реквизиты. В акте фиксируются:

• наименование оператора (вашей компании);
• дата и место составления;
• перечень уничтоженных данных (например, скан паспорта с серией и номером);
• причина уничтожения (избыточность для заявленной цели обработки);
• способ уничтожения (удаление файла, стирание из базы данных);
• подписи комиссии или ответственного лица.

Акт хранится в компании как доказательство соблюдения требований закона. Если Роскомнадзор запросит информацию о том, как вы поступили с избыточными данными, этот документ станет основным аргументом.

Что делать, если лишние персональные данные пришли в мессенджере?

Переписка в мессенджерах (WhatsApp, Telegram) — это отдельная зона риска. Если клиент прислал фотографии документов туда, у компании нет прямого контроля над серверами мессенджера. В этом случае необходимо удалить сообщение из чата (функция «удалить у всех», если она доступна), а также очистить кэш на устройствах сотрудников. Если мессенджер используется в корпоративных целях, запросите у администратора системы очистку резервных копий. Дополнительно уведомите клиента о том, что канал не предназначен для передачи чувствительных данных.

Нужно ли брать согласие на обработку лишних данных?

Получение согласия не делает обработку избыточных данных законной. Согласие должно быть конкретным и предметным: клиент разрешает обработать данные для конкретной цели. Если цель не требует паспортных данных, их сбор остаётся нарушением даже при наличии подписанного документа. Оператор не вправе расширять перечень обрабатываемых данных по своему усмотрению. Поэтому попытка «легализовать» излишки через дополнительное согласие не защитит компанию от претензий регулятора.

Какие штрафы грозят компании за избыточную обработку персональных данных?

Ответственность за нарушение установленных законом условий обработки предусмотрена статьёй 13.11 Кодекса об административных правонарушениях. Для юридических лиц штрафы за обработку данных, несовместимую с целями сбора, достигают 300 тысяч рублей. При повторном нарушении суммы возрастают. Помимо штрафа, компания может получить предписание об устранении нарушений и попасть под внеплановую проверку. Утечка избыточных данных, которые хранились «на всякий случай», увеличивает размер ответственности в разы.

Как выстроить регламент работы с персональными данными в переписке?

Проблему проще предотвратить, чем исправлять. Настройте почтовые фильтры, которые автоматически помечают письма с вложениями, содержащими слова «паспорт» или «СНИЛС». Обучите менеджеров: при получении избыточных данных они не должны пересылать их коллегам или сохранять на рабочий стол. Для сбора информации, необходимой для сделки, используйте защищённые формы на сайте или в CRM с ограниченным набором полей. Если клиент присылает документы по собственной инициативе, ответственный сотрудник обязан зафиксировать факт получения, удалить файлы и составить акт.

Любое лишнее письмо с персональными данными — это мина замедленного действия в почтовом ящике. Чем быстрее компания избавится от избыточной информации и зафиксирует это документально, тем ниже риск, что при проверке или утечке придётся объяснять, зачем бизнесу понадобились чужие паспортные данные.