Цифровизация грузоперевозок: что нужно сделать бизнесу до 1 сентября
С 1 сентября 2026 года бумажные транспортные накладные уходят в прошлое. ЭТрН, заказы-заявки и экспедиторские документы становятся обязательными. Разбираем, что нужно успеть сделать бизнесу до дедлайна и какие штрафы грозят за опоздание.
С 1 сентября 2026 года бумажные транспортные накладные уходят в прошлое. Федеральный закон № 140-ФЗ переводит в обязательный электронный формат ключевые перевозочные и экспедиторские документы.
Бизнес четыре года готовился к этому переходу: ГИС ЭПД работает в добровольном режиме с 2022 года. Однако значительная часть рынка до сих пор не готова к новым правилам.
В статье — что меняется с 1 сентября, кому и как готовиться и какие штрафы грозят за опоздание.
Какие документы становятся обязательными
С 1 сентября 2026 года все участники коммерческих перевозок — грузоотправители, перевозчики, грузополучатели и экспедиторы — обязаны оформлять документы в электронном виде.
В электронный формат переходят:
- транспортные накладные (ЭТрН) — при автомобильных перевозках;
- заказы и заявки грузоотправителей;
- экспедиторские документы — поручение экспедитору, экспедиторская и складская расписки;
- грузовые накладные — при железнодорожных и воздушных перевозках;
- электронный путевой лист (ЭПЛ) — пока только для перевозок товаров, подлежащих маркировке в системе «Честный знак».
Обмен документами происходит через Государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Напрямую подключиться к системе нельзя — только через аккредитованных операторов.
Важно: все участники перевозки — не только перевозчики, но и грузоотправители с грузополучателями — становятся полноправными участниками цифровой системы и несут сопоставимую ответственность.
Кого касаются новые правила
Новые требования распространяются на всех участников коммерческих перевозок:
- юридические лица и индивидуальные предприниматели;
- автомобильный, железнодорожный и авиационный транспорт;
- транспортно-экспедиционную деятельность.
Исключения, когда ЭТрН можно не оформлять:
- перевозка товаров между своими складами или подразделениями собственным транспортом;
- самовывоз покупателем на собственном транспорте (если покупатель привлекает наёмный транспорт, ЭТрН обязательна);
- курьерская доставка небольших отправлений, где достаточно акта или подписания в приложении курьера;
- если грузоотправителем или грузополучателем выступает физическое лицо вне рамок коммерческой деятельности;
- перевозки для нужд Минобороны, каботажные перевозки из стран ЕАЭС.
Какие штрафы грозят за отсутствие ЭТрН
С 1 сентября перевозка без электронной транспортной накладной приравнивается к перевозке без документов.
Штрафы по ст. 11.14.3 КоАП РФ:
Важно: до 1 марта 2027 года действует переходный период без штрафов — за отсутствие ЭТрН вынесут только предупреждение. Однако откладывать подготовку не стоит: контрагенты, не готовые к ЭДО, могут сорвать ваши перевозки.
Что нужно успеть сделать до 1 сентября
1. Выберите оператора ЭДО
Обмен ЭПД осуществляется через операторов, включённых в реестр Минтранса России. На август 2026 года в системе работают 14 операторов. Среди них — АО «ПФ „СКБ Контур“» (сервис «Диадок»), ООО «Компания „Тензор“» (сервис СБИС) и другие.
2. Получите квалифицированную электронную подпись (КЭП)
Для подписания электронных документов требуется квалифицированная электронная подпись. Также необходимо оформить машиночитаемую доверенность (МЧД) для сотрудников.
3. Настройте информационные системы
Проверьте готовность своих IT-систем к работе с ГИС ЭПД. Для интеграции потребуется:
- настроить обмен с оператором ЭДО;
- определить порядок подписания документов сотрудниками;
- протестировать процесс создания и отправки ЭТрН.
Особое внимание — интеграции с учётными системами (1С, SAP и др.).
4. Определите договорную модель
С 1 сентября бизнесу придётся заново определить, как строить отношения в перевозке. По данным опросов, более 90% грузоотправителей выбирают работу по договору транспортной экспедиции.
Два основных сценария:
- Договор перевозки — грузоотправитель самостоятельно формирует ЭТрН.
- Договор экспедирования — грузоотправитель передаёт экспедитору поручение с данными, экспедитор оформляет ЭТрН.
Выберите модель, которая подходит вашему бизнесу, и настройте процессы до 1 сентября.
5. Договоритесь с контрагентами
Электронная цепочка работает только если все участники готовы. Если грузоотправитель или получатель не настроил собственные процессы, перевозка не сможет быть оформлена надлежащим образом.
Заранее:
- согласуйте с контрагентами переход на ЭДО;
- проверьте, есть ли у них КЭП и подключение к оператору;
- обсудите, кто будет формировать ЭТрН — отправитель или экспедитор.
6. Обучите сотрудников
Особенно уязвимыми оказались небольшие перевозчики, которым приходится перестраивать работу водителей, диспетчеров и контрагентов. Если одна машина выполняет несколько коротких рейсов в день, водителю или диспетчеру придётся оформлять электронные документы по каждому из них.
Проведите обучение:
- диспетчеры — как создавать и отправлять ЭТрН;
- водители — как работать с электронными документами в рейсе;
- бухгалтерия — как принимать и обрабатывать электронные документы.
Как FINLEO помогает
FINLEO — маркетплейс, где бизнес может сравнить условия по финансовым продуктам от 80+ банков. Цифровизация грузоперевозок влияет не только на документооборот, но и на финансовые процессы:
- Расчётно-кассовое обслуживание (РКО) — выбор тарифа с учётом новых правил и объёмов электронных операций.
- Кредиты и кредитные линии — для обновления IT-инфраструктуры и обучения персонала.
- Страхование грузов — с 1 сентября электронные документы упрощают оформление страховых случаев.
На странице РКО FINLEO оставьте заявку — мы поможем подобрать банк с условиями, которые соответствуют вашему бизнесу в новых условиях.
Итог
С 1 сентября 2026 года бумажные транспортные накладные уходят в прошлое. Электронные перевозочные документы становятся обязательными для всех участников коммерческих грузоперевозок.
Главное, что нужно успеть:
- Выбрать оператора ЭДО и получить КЭП.
- Настроить IT-системы для работы с ГИС ЭПД.
- Определить договорную модель (перевозка или экспедирование).
- Договориться с контрагентами о переходе на ЭДО.
- Обучить сотрудников работе с электронными документами.
Переходный период без штрафов продлится до 1 марта 2027 года, но откладывать подготовку не стоит — контрагенты, не готовые к новым правилам, могут сорвать ваши перевозки уже в сентябре.
FINLEO помогает бизнесу адаптироваться к новым требованиям. Подайте заявку, и мы поможем подобрать банк или лизинговую компанию для вашего бизнеса.
Нужна консультация?
Оставьте заявку и наш менеджер с вами свяжется
