Цифровизация грузоперевозок: что нужно сделать бизнесу до 1 сентября

С 1 сентября 2026 года бумажные транспортные накладные уходят в прошлое. Федеральный закон № 140-ФЗ переводит в обязательный электронный формат ключевые перевозочные и экспедиторские документы.

Бизнес четыре года готовился к этому переходу: ГИС ЭПД работает в добровольном режиме с 2022 года. Однако значительная часть рынка до сих пор не готова к новым правилам.

В статье — что меняется с 1 сентября, кому и как готовиться и какие штрафы грозят за опоздание.

Какие документы становятся обязательными

С 1 сентября 2026 года все участники коммерческих перевозок — грузоотправители, перевозчики, грузополучатели и экспедиторы — обязаны оформлять документы в электронном виде.

В электронный формат переходят:

• транспортные накладные (ЭТрН) — при автомобильных перевозках;
• заказы и заявки грузоотправителей;
• экспедиторские документы — поручение экспедитору, экспедиторская и складская расписки;
• грузовые накладные — при железнодорожных и воздушных перевозках;
• электронный путевой лист (ЭПЛ) — пока только для перевозок товаров, подлежащих маркировке в системе «Честный знак».

Обмен документами происходит через Государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Напрямую подключиться к системе нельзя — только через аккредитованных операторов.

Важно: все участники перевозки — не только перевозчики, но и грузоотправители с грузополучателями — становятся полноправными участниками цифровой системы и несут сопоставимую ответственность.

Кого касаются новые правила

Новые требования распространяются на всех участников коммерческих перевозок:

• юридические лица и индивидуальные предприниматели;
• автомобильный, железнодорожный и авиационный транспорт;
• транспортно-экспедиционную деятельность.

Исключения, когда ЭТрН можно не оформлять:

• перевозка товаров между своими складами или подразделениями собственным транспортом;
• самовывоз покупателем на собственном транспорте (если покупатель привлекает наёмный транспорт, ЭТрН обязательна);
• курьерская доставка небольших отправлений, где достаточно акта или подписания в приложении курьера;
• если грузоотправителем или грузополучателем выступает физическое лицо вне рамок коммерческой деятельности;
• перевозки для нужд Минобороны, каботажные перевозки из стран ЕАЭС.

Какие штрафы грозят за отсутствие ЭТрН

С 1 сентября перевозка без электронной транспортной накладной приравнивается к перевозке без документов.

Штрафы по ст. 11.14.3 КоАП РФ:

Нарушитель	Штраф
Должностное лицо / ИП	от 25 000 до 50 000 руб.
Юридическое лицо	от 100 000 до 300 000 руб.
Водитель на проверке ГИБДД (при отсутствии бумажной и электронной накладной)	500 руб.

Важно: до 1 марта 2027 года действует переходный период без штрафов — за отсутствие ЭТрН вынесут только предупреждение. Однако откладывать подготовку не стоит: контрагенты, не готовые к ЭДО, могут сорвать ваши перевозки.

Что нужно успеть сделать до 1 сентября

1. Выберите оператора ЭДО

Обмен ЭПД осуществляется через операторов, включённых в реестр Минтранса России. На август 2026 года в системе работают 14 операторов. Среди них — АО «ПФ „СКБ Контур“» (сервис «Диадок»), ООО «Компания „Тензор“» (сервис СБИС) и другие.

2. Получите квалифицированную электронную подпись (КЭП)

Для подписания электронных документов требуется квалифицированная электронная подпись. Также необходимо оформить машиночитаемую доверенность (МЧД) для сотрудников.

3. Настройте информационные системы

Проверьте готовность своих IT-систем к работе с ГИС ЭПД. Для интеграции потребуется:

• настроить обмен с оператором ЭДО;
• определить порядок подписания документов сотрудниками;
• протестировать процесс создания и отправки ЭТрН.

Особое внимание — интеграции с учётными системами (1С, SAP и др.).

4. Определите договорную модель

С 1 сентября бизнесу придётся заново определить, как строить отношения в перевозке. По данным опросов, более 90% грузоотправителей выбирают работу по договору транспортной экспедиции.

Два основных сценария:

• Договор перевозки — грузоотправитель самостоятельно формирует ЭТрН.
• Договор экспедирования — грузоотправитель передаёт экспедитору поручение с данными, экспедитор оформляет ЭТрН.

Выберите модель, которая подходит вашему бизнесу, и настройте процессы до 1 сентября.

5. Договоритесь с контрагентами

Электронная цепочка работает только если все участники готовы. Если грузоотправитель или получатель не настроил собственные процессы, перевозка не сможет быть оформлена надлежащим образом.

Заранее:

• согласуйте с контрагентами переход на ЭДО;
• проверьте, есть ли у них КЭП и подключение к оператору;
• обсудите, кто будет формировать ЭТрН — отправитель или экспедитор.

6. Обучите сотрудников

Особенно уязвимыми оказались небольшие перевозчики, которым приходится перестраивать работу водителей, диспетчеров и контрагентов. Если одна машина выполняет несколько коротких рейсов в день, водителю или диспетчеру придётся оформлять электронные документы по каждому из них.

Проведите обучение:

• диспетчеры — как создавать и отправлять ЭТрН;
• водители — как работать с электронными документами в рейсе;
• бухгалтерия — как принимать и обрабатывать электронные документы.

Как FINLEO помогает

FINLEO — маркетплейс, где бизнес может сравнить условия по финансовым продуктам от 80+ банков. Цифровизация грузоперевозок влияет не только на документооборот, но и на финансовые процессы:

• Расчётно-кассовое обслуживание (РКО) — выбор тарифа с учётом новых правил и объёмов электронных операций.
• Кредиты и кредитные линии — для обновления IT-инфраструктуры и обучения персонала.
• Страхование грузов — с 1 сентября электронные документы упрощают оформление страховых случаев.

На странице РКО FINLEO оставьте заявку — мы поможем подобрать банк с условиями, которые соответствуют вашему бизнесу в новых условиях.

Итог

С 1 сентября 2026 года бумажные транспортные накладные уходят в прошлое. Электронные перевозочные документы становятся обязательными для всех участников коммерческих грузоперевозок.

Главное, что нужно успеть:

• Выбрать оператора ЭДО и получить КЭП.
• Настроить IT-системы для работы с ГИС ЭПД.
• Определить договорную модель (перевозка или экспедирование).
• Договориться с контрагентами о переходе на ЭДО.
• Обучить сотрудников работе с электронными документами.

Переходный период без штрафов продлится до 1 марта 2027 года, но откладывать подготовку не стоит — контрагенты, не готовые к новым правилам, могут сорвать ваши перевозки уже в сентябре.

FINLEO помогает бизнесу адаптироваться к новым требованиям. Подайте заявку, и мы поможем подобрать банк или лизинговую компанию для вашего бизнеса.